Conservation des bulletins de paie

Actualités sociales

La question de la conservation des bulletins de salaire ? 😱 

Outre les obligations légales relatives au code du travail ou au code du commerce, les bulletins de paie sous format électronique contiennent des données à caractère personnel et la conservation de ces dernières se doivent de respecter toutes les obligations prévues par le RGPD et la loi Informatique et Libertés et/ou les recommandations émanant de la doctrine de la CNIL. 

Conformément à l’article L. 3223-2 du Code du travail (en vigueur depuis le 1er janvier 2017), l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous format électronique sous certaines conditions (article L. 3243-2) de nature à garantir :

-    L’intégrité et la disponibilité pendant une durée de cinquante ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 augmenté de 6 ans et ce, à compter de la date d’émission du bulletin ;
-    La confidentialité et l’accessibilité des données.

Si,

-       Le salarié ne s’y oppose pas 

Et que,

-       Le bulletin de paie soit accessible dans le cadre du service associé au Compte Personnel d’Activité (article L. 5151-6 du Code du travail).

A savoir que la CNIL au travers d’un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel (modifié le 23 mai 2022) distingue deux principales phases s’agissant en l’occurrence du traitement des données personnelles des bulletins de paie « dématérialisés » :

-       La base active (« utilisation courante ») concernant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif visé, soit 1 mois.

-       Le cas échéant, l’archivage intermédiaire (« dossier clos ») s’agissant de la durée présentant un intérêt administratif/légal, soit 50 ans.

Eu égard à cette doctrine et à l’article D. 3243-8 du code du travail, il s’avère que la durée de conservation des bulletins de paie remis aux salariés sous format électronique établie à 5 ans selon les articles L. 3243-4 du code du travail ne peut être applicable et que la longue conservation soit de rigueur.

Le Cabinet IRL